KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Di
susun oleh
Kelompok
12
Ahmad Indra Hazmi (A1C112001)
Yana Yuliana (A1C113097)
Ririn Handriani (A1C113075)
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
MATARAM
TAHUN
2016
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Manusia di dalam kehidupannya harus
berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau
masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat
bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial
dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun
organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk
manusia tetapi juga penting untuk sistem pengendalian manajemen yang
merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau
mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan
oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar,
yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah
kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan.
Rumusan
Masalah
a) Bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu
organisasi?
b) Apa saja pola komunikasi yang ada dalam suatu
organisasi?
c) Bagaimana membedakan berbagai pola komunikasi
yang ada dalam suatu organisasi?
d) Bagaimana mengelola komunikasi?
e) Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi?
Hubungan
Komunikasi
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi
pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan.
Keberhasilan komunikasi yang tercermin
dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga
mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi tersebut.
Organisasi adalah kelompok masyarakat
yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi
adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara
bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin
baik anatara manajer yang satu dengan manajer lainnya, antara manajer dengan
karyawan atau antara karyawan yang dengan karyawan lain, merupakan salah satu
kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.
Peran
Manajerial
Manajer pada semua level dalam suatu
organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi pengembangan organisasi ke
depan. Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat di terapkan
oleh seorang menajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antarpribadi
(interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran
keputusan (decisional roles).
a. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa
seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figure
(figurehead role), pemimpin (leader role), dan penghubung (liaison role).
b. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran
pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi (disseminator role), dan
peran juru bicara (spokesperson role).
c. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role)
mencakup tiga peran penting yaitu : peran wirausahha (entrepreneur role), peran
pemecah masalah (disturbance bandler role), dan peran pengalokasi sumber daya
(resource allocator role), dan peran negosiator (negotiator role).
Kegiatan
Pertukaran Informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi
memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi
bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang
biasa (umum) digunakan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting
dalam organisasi :
1. Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling
bertukar informasi
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok
anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan
pertukaran informasi.
a) Menetapkan suatu tujuan
b) Membuat dan Melaksanakan Keputusan
c) Mengukur Prestasi Kerja
d) Merekrut dan Mengembangkan Staf
e) Pelayanan Pelanggan
f) Negoisasi dengan Pemasok
g) Memproduksi Produk
h) Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Pola
Komunikasi
Secara umum, pola komunikasi dapat
dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications
channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal
communications channel)
A. Saluran
Komunikasi Formal
Bentuk-bentuk komunikasi formal:
Ø Komunikasi
dari Atas ke Bawah
Transformasi
informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi
dari atas ke bawah (top-down atau downward communications).
Komunikasi tersebut, dapat berbentuk
lisan (oral communications)maupuun tertulis (written
communications).
Salah satu kelemahan saluran
komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor
informasi penting yang ditunjukkan ke para bawahannya.
Dengan kata lain, pesan yang diterima
para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidaklengkapan pesan yang
diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari
manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan,
[erlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan
kompleksitas pesan yang inginn disampaikan kepada karyawannya.
Ø Komunikasi
dari Bawah ke Atas
Dalam
struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas(bottom-up atau
upward communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal
dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer).
Untuk
memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses
pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya
membantu pencapaian tujuan organisasi.
Kelemahan
komunikasi ini adalah kemungkinan bawahannya hanya menyampaikan informasi
(laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang
agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung
disimpan dan tidak disampaikan. Hal itu terjadi karena para bawahan beranggapan
bahwa dengan hannya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau
menyelamatkan posisinya serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi
tersebut.
Ø Komunikasi
Horizontal
Komunikasi
horizontal (horizontal communications), atau sering disebut
dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications), adalah
komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi ini untuk melakukan
persuasu, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen
yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi
ini bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik
di dalam satu depertemen maupun di antara beberapa departemen.
Komunikasi
horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departeman dalam
suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar
Ø Komunikasi
Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan
komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk
komunikasi ini menyimpang dari bentuk-bentuk komunikasi tradisional yang ada.
Dalam suatu studi penelitian, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal,
lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar yang terdapat
saling ketergantungan (interdependence)antarbagian atau
antardepartemen yang ada dalam organisasi tersebut.
Keuntungan komunikasi ini:
· Penyebaran
informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.
· Memungkinkan
individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan
masalah dalam organisasi.
Kelemahan komunikasi ini :
· Dapat
menggangu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.
· Sulit
dikendalikan dalam suatu organisasi besar.
Keterbatasan
Komunikasi Formal
Komunikasi formal kurang menguntungkan
dari sudut pandang individual maupun perusahaan. Dari sudut pandang individual
(perseorangan, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan
bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam
proses pengambilan keputusan. Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar
dari komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan
penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan
(link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.
Mengatasi hal tersebut yaitu salah
satu caranya dengan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam
struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin
sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. struktur organisasi yang
mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih
sedikit, dan lebih banyak tentang kendalinya (span of control) akan
dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
B. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal,
orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang
hierarki, pangkat badan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
Cara
Mengelola Komunikasi
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
v Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
v Bagaimana menangani krisis komunikasi
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan
meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal
berikut.
a. Mengurangi Jumlah Pesan
b. Instruksi yang Jelas
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
d. Melatih Petugas
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan
akan berbeda dengan perusahaan lzin. Namun, munculnya krisis dalam suatu
perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi
perusahaan bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan krisis
komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu(1) bersikap diam,
tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakana apa yang terjadi dan segera.
Namun, beberapa ahli hubungan
masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang
beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya
secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan
karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam
menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi
tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganansuatu kasus
perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang
rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya
diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan,
seperti :
·
Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam
penanganan bkrisis.
·
Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada
saat krisis terjadi.
·
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi
perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
·
Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka
dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
·
Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam
pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
Meningkatkan
Keterampilan Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu keterkaitan
antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang
sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan sebagai komunikator. Bila tahu
dinamika komunikasi, akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi
dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, dapat menyesuaikan pesan-pesan sendiri
dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.
Di samping itu, keterampilan
komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara, adalah sangat
penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan. Keterampilan dalam
berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan dalam dunia bisnis.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah
:
§ Membaca
§ Mendengarkan
§ Membuat percakapannya menarik
§ Melakukan wawancara
§ Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
§ Berpidato dan presentasi
§ Menulis surat, memo dan laporan
Tempat terbaik untuk melakukan
perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara jujur. Setiap orang
berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi. Cara terbaik untuk
meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau
praktik-praktik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar